Excel è uno strumento incredibilmente versatile e ampiamente utilizzato per la gestione dei dati e la creazione di fogli di calcolo che dal 1985 ha migliorato enormemente la produttività aziendale in tutto il mondo. Tuttavia, in questi anni ho notato che spesso le aziende ne fanno un utilizzo improprio stratificando fogli e tabelle pivot fino a trasformarlo in una sorta di sistema gestionale. Sono incappato spesso in realtà che lo usano come un database con migliaia di righe che aggiornano anno dopo anno.
Excel può essere un potente strumento, ma può anche essere difficile da usare e mantenere. I dati possono essere facilmente disordinati e difficili da interpretare.
Inutile dire che questo porta a una serie di problemi alla salute mentale delle persone che ci lavorano e inefficienze che potrebbero danneggiare seriamente l’operatività aziendale. Ho pensato di elencare alcuni motivi fondamentali per cui un’azienda dovrebbe smettere di utilizzare Excel per scopo diverso da quello per cui è nato e farsi aiutare da una società di consulenza come Y-B per realizzare sistemi informativi più avanzati, con veri database, gestione accurata delle logiche di business e che rispettino la sicurezza aziendale e le privacy.
- Scalabilità Limitata
Excel è pensato per fogli di calcolo di dimensioni moderate, ma le aziende crescono e i dati aumentano. Usare Excel come strumento per la gestione dei dati può portare a fogli di calcolo enormi e complessi, che diventano difficili da gestire e rallentano notevolmente le prestazioni. Applicazioni dedicate sono progettati per gestire volumi di dati crescenti senza problemi.
- Zero Sicurezza e Zero Compliance
Excel non offre un alto grado di sicurezza dei dati. Gli utenti possono facilmente aprire, modificare o cancellare informazioni senza un adeguato sistema di controllo degli accessi. Questa mancanza di sicurezza espone l’azienda al rischio di perdita di informazioni importanti o a violazioni della privacy. Più le formule diventano stratificate e complesse più queste diventano appannaggio di chi le ha create e sa manutenere creando pericolosi vincoli e colli di bottiglia.
- Difficoltà nella Collaborazione
Excel consente la condivisione di fogli di calcolo ma la collaborazione in tempo reale è spesso complicata. Gli utenti possono facilmente sovrascrivere i dati l’uno dell’altro, causando confusione ed errori. I sistemi informativi moderni consentono una collaborazione più efficiente e sicura tra i dipendenti.
- Errori Comuni
L’uso improprio di Excel può portare a errori di input e calcolo. Una piccola modifica accidentale può avere conseguenze gravi, soprattutto nei calcoli finanziari. Le nostre applicazioni collaborative sono progettate per ridurre al minimo gli errori umani attraverso controlli automatizzati e procedure più rigorose.
- Analytics e Reporting Limitati
Excel ha limitazioni significative nell’elaborazione e nell’analisi dei dati. L’azienda potrebbe perdere l’opportunità di ottenere informazioni significativi dai propri dati. Abbiamo realizzato tantissime dashboard e Cruscotti informativi che si aggiornano con un click.
- Ridotta Automatizzazione
Excel richiede spesso azioni manuali ripetitive. Questo comporta una perdita di tempo prezioso e la possibilità di errori. I nostri sistemi consentono un elevato grado di automazione dei processi aziendali grazie, ad esempio all’uso di notifiche che scattano in funzione di parametri preimpostati che consento a tutti gli stakeholder di essere sempre aggiornati.
In sintesi
In sintesi, mentre Excel è un valido strumento per molte attività aziendali, usarlo come sistema gestionale può portare a gravi inefficienze, errori e problemi di sicurezza. Investire in sistemi informativi più avanzati facendosi affiancare da un partner come Y-B contribuirà in modo significativo all’efficienza operativa e alla competitività dell’azienda. Oltre all’analisi dei problemi e allo sviluppo della soluzione informatica adatta, siamo anche in grado di offrire formazione e strumenti pratici per migliorare le “communication skills” e migliorare la capacità espositiva dei contenuti, sia verso i dipendenti sia verso i clienti, raggiungendo traguardi molto superiori rispetto a ciò si può fare un software nudo e crudo.
In cosa siamo bravi:
Da anni ci occupiamo di analizzare e comprendere le problematiche dei nostri clienti che hanno esigenze uniche e complesse e sviluppare per loro applicazioni collaborative, cioè, software basati sulle più moderne tecnologie (web, cloud, Ai, Mktg automation, systems integration, etc..) progettati per consentire a più utenti di lavorare insieme in modo sincrono o asincrono su attività o progetti comuni. Queste applicazioni sono sviluppate per facilitare la collaborazione e la condivisione di informazioni tra diversi utenti e fruitori, spesso in diversi luoghi geografici o all’interno della stessa Internet aziendale.
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I sistemi informativi evoluti possono aiutare le aziende a organizzare e visualizzare i dati in modo più efficace. Questo può portare a una migliore comprensione dei dati e a decisioni più informate.
